会议及展览的预算不是一个概念。通（tōng）常而言，会议预（yù）算包括以下几个方面：

1、交通费用 
(1)、出发地至会务地的交（jiāo）通费用（yòng）——包括航班、铁路、公路（lù）、客轮，以及目的地车站、机（jī）场、码头至住（zhù）宿地的交通
(2)、会议（yì）期间（jiān）交（jiāo）通（tōng）费用——主要（yào）是会务（wù）地交通费用，包括住（zhù）宿地至（zhì）会（huì）所的交通、会所到餐饮地点的（de）交（jiāo）通（tōng）、会所到（dào）商务交际场地的（de）交通（tōng）、商务考（kǎo）察交通（tōng）以及（jí）其他与会人员可能使（shǐ）用（yòng）的预定交通。
(3)、欢（huān）送交通（tōng）及返（fǎn）程交通——包括航班、铁（tiě）路、公路、客轮及住宿地（dì）至机场、车站（zhàn）、港口交（jiāo）通费用。

2、会议室（shì）/厅费用
(1)、会议场地租金（jīn）：通（tōng）常（cháng）而（ér）言，场（chǎng）地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系（xì）统、桌椅、主席台（tái）、白板或者黑板、油性笔、粉笔等（děng），但一些非常规设施并不涵盖在内——比（bǐ）如投影设备、临（lín）时（shí）性的装（zhuāng）饰（shì）物、展架（jià）等。
(2)、会议设施租赁费用（yòng）：此部分费用（yòng）主要（yào）是租（zū）赁一些特殊设备，如投影仪（yí）、笔记本电脑、移动（dòng）式同声翻译系统、会场展（zhǎn）示（shì）系统、多媒体系（xì）统、摄录设备等（děng），租（zū）赁时通常需要（yào）支付（fù）一定（dìng）的使用保证金，租（zū）赁（lìn）费用（yòng）中包括设备的技术支持与维（wéi）护费用。值得注（zhù）意（yì）的（de）是（shì），在租赁时应对（duì）设备的各（gè）类功（gōng）效参数作出具体（tǐ）要求（可向会议服务公司咨询，以获得最适宜的性价比），否则可能影响会（huì）议的（de）进行。另外，这些会议设（shè）施由于品牌、产地及新旧不同，租赁（lìn）的价格可能相差很大。
(3)、会场布置费用（yòng）：如（rú）果不是特殊要求（qiú），通常而言此部分（fèn）费用包含在会（huì）场租（zū）赁（lìn）费用（yòng）中。如（rú）果（guǒ）有特殊要求，可（kě）以与专业的会议服务商协商（shāng）。
(4)、其他支持（chí）费用：这（zhè）些支（zhī）持通常包括广告及（jí）印刷、礼仪、媒介（jiè）等。基于这些支持（chí）均为临（lín）时性质，如会（huì）议主（zhǔ）办方（fāng）分别（bié）寻找这些（xiē）行业支持的（de）话（huà），其（qí）成本费用可能比市场行价要高，如果让（ràng）专（zhuān）业会（huì）议服务（wù）商（shāng）代理，将获得价格相对比较低廉（lián）且服务专（zhuān）业的支持。对于这些单（dān）项服务（wù）支持，主办方应尽（jìn）可能细（xì）化各项要（yào）求（qiú），并单独签订服务协议。

3、住宿费用
住宿的费用应该非常好理解（jiě）——值得注意的只是住宿费里（lǐ）面有些价格是完（wán）全价格，而（ér）有点是需要另外加收政府税（shuì）金的。对于会（huì）议而言（yán），住宿费可（kě）能是主要（yào）的开支之（zhī）一。找专业的会展服（fú）务商（shāng）通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒（jiǔ）店星（xīng）级标准（zhǔn）、房（fáng）型等因素（sù）有关外，还与客房内开放的（de）服（fú）务项目有关——譬如客（kè）房内的长（zhǎng）途通讯（xùn）、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互（hù）联网、水果提供（gòng）等服务是否开放有关。会议（yì）主办方应明确（què）酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围（wéi）。

4、餐饮费用
(1)、早餐通常是自助餐，也可以采取围（wéi）桌式就餐，费用按人数计（jì）算（但考虑到会议就餐的特殊性，所以（yǐ）预计就餐人数不得与（yǔ）实际就餐人数（shù）相（xiàng）差到15％，否则餐馆有（yǒu）理由（yóu）拒绝按实际就餐人数（shù）结算（suàn）——而改为按预定人数收取费用）
(2)、中（zhōng）餐（cān）及午餐基本属于（yú）正（zhèng）餐（cān），可以采取（qǔ）人（rén）数预算——自（zì）助餐形式（shì），按（àn）桌预算——围桌式形式。如果主办方（fāng）希望酒水消（xiāo）费自行采购而（ér）非由餐馆（guǎn）提（tí）供，餐馆可（kě）能会收取（qǔ）一定（dìng）数量的服务（wù）费用。
(3)、如（rú）果在高星（xīng）级酒（jiǔ）店餐厅就餐，餐厅是谢绝（jué）主办（bàn）方自行外（wài）带（dài）酒水消费（fèi）的，如（rú）果可以（yǐ）外带酒水消（xiāo）费（fèi），餐厅通常需要加收服（fú）务费。在高（gāo）星（xīng）级酒店举办会议（yì）宴会，通（tōng）常在基本消费（fèi）水准的（de）基础（chǔ）上加收15％左右的服务费。
(4)、此项费用基（jī）本上是按人数预算的，预（yù）算（suàn）时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者（zhě）告知的茶（chá）歇价格通常包含服务人员费用。通常情（qíng）况下，茶歇的种类可分（fèn）为西式与中式两（liǎng）种（zhǒng）——西式基（jī）本上以咖啡、红茶（chá）、西（xī）式点（diǎn）心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心（xīn）为主。
(5)、联谊酒会/舞（wǔ）会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好（hǎo）餐标与规模，预算很容易计算（suàn）。但酒会/舞会的预算（suàn）设（shè）计到（dào）场（chǎng）地与节目（mù）支（zhī）持，其预算（suàn）可（kě）能（néng）需要比较长的时间确认。

5、视听（tīng）设备
除非在室外进（jìn）行，否则视（shì）听（tīng）设备的费用通常可以忽略。如（rú）不（bú）得不在室外进行（háng），视听设备的预算就比较复杂（zá），包括（kuò）：
设备本身的租赁费用，通常按（àn）天计算
设备的运（yùn）输（shū）、安（ān）装调试及控制技术人员（yuán）支持（chí）费用，可让会展服务商代（dài）理
音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自（zì）带，也可委（wěi）托代理

6、杂费
杂费是（shì）指会展过程中一些临（lín）时（shí）性安排产（chǎn）生的费用，包括（kuò）打印、临时运（yùn）输（shū）及装卸、纪念品、模（mó）特与（yǔ）礼（lǐ）仪服务、临时道具、传真（zhēn）及其他通讯、快递服务、临时（shí）保健、翻译与（yǔ）向导、临时（shí）商务（wù）用车、汇兑（duì）等（děng）等（děng）。杂费（fèi）的预算很难（nán）计划，通（tōng）常可以在会务（wù）费用预算中增列不可预见（jiàn）费用作为机动处理。