合同里需（xū）要写明与会议相关的各种事项（xiàng），分清权利和（hé）义务（wù），从而（ér）当出（chū）现争（zhēng）议时，法庭将按合同中双方意见一（yī）致的条（tiáo）款（kuǎn），按有利（lì）的方（fāng）式保护利益受损方。

本公司据以往经验，现将一般（bān）会议合同的内容公布如下（具（jù）体合同双方另（lìng）议）：

1、房间数（shù）目和房间价格：列明（míng）每晚所需房间数和房间价格；
2、免费房间：注明（míng）会议（yì）组织（zhī）人员每（měi）晚（wǎn）可免费使用的房间数；
3、工作间及房（fáng）价：除免费房间外，会议工作人员还可享受（shòu）优惠（huì）价格的（de）房间；
4、套房、贵宾房（fáng）：本条款需（xū）列明具（jù）体的（de）房间要求（qiú）；
5、房间（jiān）位置：应列明（míng）各个所（suǒ）订（dìng）房间的具体方位和房（fáng）间档次；
6、平均房（fáng）价：是根据各种类型房间占相同（tóng）百（bǎi）分比（bǐ）计（jì）算（suàn）出来的一个调整（zhěng）后的平均价，适用（yòng）于（yú）各类房间；
7、无转移条款：即会议举行期间如遇酒（jiǔ）店所订房间超出实际接（jiē）待能力时，不得使会议人员转移其他酒店；
8、入住及退（tuì）房登（dēng）记（jì）：登记情况视（shì）酒店规（guī）定而定（dìng）；
9、提前入（rù）住和推迟退房: 如果在该问（wèn）题上的（de）需求（qiú）与酒（jiǔ）店规定（dìng）有（yǒu）所偏差，则（zé）一定要在合同中注明（míng）；
10、预定取（qǔ）消日期：一般规（guī）定（dìng）为预定者在计划使用日（rì）期之前30天，这一条双方可以再协商；
11、会议场所（suǒ）要求：如果会议规模可能出现调（diào）整，最好在合同（tóng）中确定（dìng）一个调整时（shí）间；
12、会议场（chǎng）租：可以是（shì）一个固定（dìng）价格也可以根据所订客房情况协商；
13、24小时租用：如（rú）果是按24小（xiǎo）时租用（yòng）酒店会议室，那（nà）么即使24小时之内不（bú）用会议室，酒（jiǔ）店也不得使用；
14、会场变（biàn）动：合同中注明预（yù）定的会议室（shì），没酒店的事先通知（zhī）和会（huì）议方（fāng）的书面同意，已（yǐ）订好的会（huì）场（chǎng）不（bú）能（néng）再有变动；
15、房间定金：合同中必须注明预付定金的具体时间，合同（tóng）中应要求酒店在定金预（yù）付（fù）日（rì）期（qī）到来时进（jìn）行提（tí）醒；
16、结账：谁来负责会议（yì）方结账（zhàng）事宜，谁有权（quán）在账单（dān）上（shàng）签字，有哪些（xiē）具体（tǐ）事项，这（zhè）些问题必须在合同中说明；
17、餐饮消耗：此条款规定对于因活动取消或与会人数不（bú）足而引（yǐn）起的（de）餐饮（yǐn）活（huó）动减少，会议方（fāng）应给予酒店一定补（bǔ）偿（cháng）；
18、仲裁条款：如合同（tóng）中有仲裁解（jiě）决争（zhēng）议（yì）的条款（kuǎn），在签订合（hé）同前，要先决定（dìng）会议方是（shì）倾向使用仲裁手段（duàn）还（hái）是反对；
19、视听设备租用：明（míng）确（què）视听（tīng）设备的（de）种类、品牌、数量、租用时间、费用；
20、会议物资运抵（dǐ）酒店：在（zài）会议（yì）前（qián），会议所用的物（wù）资要（yào）运到酒店库房，在合同中应注明库房工作时间（jiān）和酒店（diàn）政（zhèng）策；
21、电话（huà）附加费：尽（jìn）量与酒店协商，免（miǎn）付电话使用附加费（fèi）。协商（shāng）文件应包（bāo）括在（zài）合同中；
22、展品的处理：展品运进、运出酒店时间的规定对费（fèi）用（yòng）开支有很大（dà）影响，双方应（yīng）进行（háng）协商和讨论；
23、最低餐饮（yǐn）消费：有些（xiē）酒（jiǔ）店的合（hé）同上有最低（dī）消费这一条款，规（guī）定客人的用餐花费必须（xū）达（dá）到某一最低金额；
24、安全、防火规定：酒店符合安（ān）全和（hé）防（fáng）火（huǒ）的有关规定；
25、残疾人（rén）保（bǎo）障：合（hé）同（tóng）中特别列明酒店内设施和政策与（yǔ）有关残疾人保障（zhàng）法是（shì）相符的；
26、合同的终止：如遇（yù）第三（sān）者原因，不（bú）可（kě）抗力或（huò）特殊事（shì）件的发生，则允许一（yī）方提出终止（zhǐ）合同而（ér）不受违约罚款；
27、免责：双方（fāng）应同（tóng）意，对于一些疏忽事件和其他一些（xiē）不（bú）影（yǐng）响会议进行和（hé）偶然突发事件对方不负责任；
28、订房确认报告：如果不写入合同中，那么也要在合同中加入订房（fáng）确（què）认报（bào）告这一条款；

备注：保存一份书面合同；将（jiāng）所有的回复传真或信函作为书面（miàn）承诺归档（dàng）保存。